امروزه بحث اهمیت آمار و اطلاعات و حساسیت های موجود در خصوص صحت و کیفیت آن بر هیچ کس پوشیده نیست. آمار و اطلاعات در جوامع و سازمانهای امروزی بعنوان قویترین ابزار مدیریتی در جهت تصمیم گیری، برنامه ریزی، کنترل و ارزیابی سازمان مطرح میباشد.
متاسفانه عدم وجود آمار و اطلاعات دقیق و بهنگام در سازمانها و در سطح کلان در کل کشور باعث عدم تصمیم گیری دقیق، صحیح و به موقع مدیران سازمانها میباشد. خوشبختانه در سالهای اخیر ضرورت نیاز به اطلاعات آماری صحیح در سازمانها احساس شده است. سامانه "نرم افزار مدیریت آمار و اطلاعات" در راستای تحقق نیاز فوق و جهت پاسخگویی به این نیاز طراحی و تولید گردیده است.
سرمایه گذاری در ایجاد و بهبود سیستم آمار هزینه کردن توسط سازمان نمیباشد و ایجاد و بهبود این سیستم ها میتواند فواید زیادی را در امر سیاستگذاری، برنامه ریزی، تصمیم گیری و رهبری و در نهایت بهبود مستمر فعالیت های سازمان به دنبال خواهد داشت.
همانگونه که وجود آمار و اطلاعات صحیح و به موقع و قابل اطمینان نقش حیاتی در توسعه و بقاء یک سازمان ایفا میکند عدم وجود آن میتواند تاثیرات بسیار منفی و عوارض نامطلوبی را برای سازمان به ارمغان آورد. زیرا در صورتیکه مبنای تصمیم گیری مدیران سازمان بر اساس آمار و اطلاعات غلط و نادرست باشد جز تصمیم گیری نادرست نتیجه دیگری حاصل نخواهد شد.
جهت دسترسی به آمار و اطلاعات صحیح و کاربردی نیاز به تشکیل یک ساختار منسجم برای جمع آوری و نگهداری اطلاعات آماری سازمان میباشد. در حال حاضر در اکثر سازمانها داده های خام توسط واحد آمار و اطلاعات از بخشهای مختلف سازمان جمع آوری و در قالب تخلیص داده ها و یا آمارنامه های ماهیانه و سالیانه منتشر میشود. و از این اطلاعات در تولید اطلاعات مدیریتی و تولید دانش سازمانی بهره ای گرفته نمیشود. برای رفع این نقیصه نیاز به تدوین یک سیستم جامع آماری و استفاده از یک ابزار (نرم افزار) جهت تحقق بخشیدن به فرآیند و رفع نقیصه فوق میباشد.
با توجه به توسعه فناوری اطلاعات و رشد فزآینده تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات دسترسی به اطلاعات با حجم و سرعت بالا امکان ساماندهی گردش اطلاعات و آمار و تهیه فرمت های مناسب و فرآیندهای لازم برای جمع آوری اطلاعات آماری توسط ابزارهای نرم افزاری امکانپذیر میباشد.
شرکت توسعه فناوری اطلاعات شار با توجه به اهمیت این موضوع اقدام به ایجاد یک ابزار کارآمد و کارا جهت ایجاد یک فرآیند مناسب گردش آمار و اطلاعات انجام داده است. این ابزار که بصورت یک سامانه نرم افزاری میباشد جهت جمع آوری اطلاعات آماری از سطوح پائینی سازمان و تهیه گزارشات آماری مورد نیاز برای سطوح مدیریتی سازمان میباشد.
این سامانه شامل فرآیند ذیل میباشد:
مرحله اول جمع آوری اطلاعات آماری سازمان از سطوح زیرین سازمان و از زیر سیستم ها میباشد. ممکن است اطلاعات توسط یک واحد سازمانی، یک شرکت پیمانکاری، یک شرکت تابعه و یا یک نرم افزار تامین گردد. جهت جمع آوری اطلاعات فوق با استفاده از طراحی فرمهای ورود اطلاعات، فراخوانی وب سرویس سایر نرم افزارها و یا دریافت اطلاعات از نرم افزارها بصورت فایل xml امکانپذیر است. در صورتیکه اطلاعات آماری تولید شده در سازمان در نقاط جغرافیایی مختلف پراکنده باشد با استفاده از این سامانه جمع آوری آنها به سادگی امکانپذیر است. بطور مثال در صورتیکه اطلاعات آماری باید از مراکز استانها جمع آوری شود و در قالب گزارشات تجمیعی و مقایسه استانها با یکدیگر انجام شود این کار به سادگی انجام میشود. در واقع اطلاعات هر استان از طریق مرکز همان استان در سامانه ثبت خواهد شد و پس از تائید مدیریت استان اطلاعات در مرکز قابل رویت و استفاده خواهد بود.
پس از جمع آوری اطلاعات این اطلاعات توسط مسئولین ذیربط بررسی و تائید خواهد شد و با این تائید اطلاعات وارده شده در سیستم سندیت خواهند داشت و برای مدیران قابل رویت خواهد بود.
مرحله بعدی که مهمترین مرحله کار و مشاهده خروجی و نتیجه کار است مشاهده گزارشات آماری از اطلاعات جمع آوری شده است. در واقع در این بخش مدیران سازمان و مسئولین آمار قادر خواهند بود تا بر اساس نیاز سازمان گزارشات مورد نیاز را به سادگی از سیستم استخراج و مشاهده نمایند. واضح است که هر سازمان با توجه به ماهیت و نیازمندی های سازمان و دیدگاه مدیریت ارشد نیاز به فرم های جمع آوری اطلاعات و گزارشات مورد نیاز خود دارد. سیستم به نحوی طراحی شده است که امکان ساخت فرمها و گزارشات توسط مسئولین آمار سازمان به سادگی امکانپذیر است.
کاربران و ذینفعان استفاده کننده از سامانه بشرح ذیل میباشند:
مسئولین و پرسنل واحد آمار بعنوان متولی استفاده از سیستم در سازمان.
مدیران ارشد و میانی جهت استفاده از اطلاعات آماری و استخراج آنها از سیستم در قالب جداول و نمودار های آماری و مقایسه ای.
پرسنل و سامانه های نرم افزاری جهت جمع آوری اطلاعات آماری و ورود آنها در سیستم.
این سامانه دارای امکانات ذیل میباشد:
تعریف شرکتها، سازمانها، پیمانکاران و واحد های سازمان در ارتباط و تعیین سطوح دسترسی هر بخش به اطلاعات
تعریف ساختار چارت سازمانی و تعیین سطوح دسترسی به اطلاعات، فرمها و گزارشات بر اساس چارت سازمانی
تعریف فیلدها و اقلام اطلاعاتی
تعریف فرمهای ورود اطلاعات آماری
تعیین سطوح دسترسی به فرمها و فیلدها
تعریف گزارشات خروجی و جداول و نمودارهای آماری خروجی
تعریف دوره های ورود اطلاعات
ورود اطلاعات طی دوره های تعریف شده و فعال در سیستم
گزارشات آماری مقایسه ای جهت مقایسه اطلاعات بین دوره های مختلف
تهیه انواع گزارشات خروجی بصورت جدولی یا دسته بندی بر اساس اقلام اطلاعاتی (Pivot)
مقایسه یک قلم آماری با مقدار مشابه در دوره قبل، دوره مشابه سال قبل، تجمعی از ابتدای سال تا دوره قبل و سایر موارد.
تهیه نمودارهای آماری و مقایسه با دوره قبل، سال قبل، تجمعی و ...
تعریف رده های موضوعی و تعریف فرمهای ورود اطلاعات و گزارشات در رده های موضوعی.
تنظیم انواع فرمت خروجی گزارشات با فرمت دلخواه مانند تنظیم فونت، سایز، رنگ، فرمت نمایش، طول و عرض ستونها و سایر موارد مشابه اینها.
تهیه انواع فرمتهای خروجی از گزارشات مانند اکسل، xml ، pdf و ...
استفاده از ستونهای محاسباتی و محاسبه مقدار یک ستون بر اساس سایر ستونها در گزارش.
ذخیره سازی گزارشات مورد نیاز دوره های مشخص بصورت ثابت (Snapshot) جهت مشاهده توسط مدیریت بدون نیاز به انتخاب فیلترهای تهیه گزارش.
با توجه به تحت وب بودن سامانه امکان ورود اطلاعات و مشاهده گزارشات خروجی از هر نقطه میسر خواهد بود و در سازمانهایی که اطلاعات آماری در نقاط جغرافیایی متفاوت توزیع شده است ورود اطلاعات به سادگی از نقاط جغرافیایی متفاوت میسر خواهد بود.
